UNIVERSIDAD DE CALDAS
RECTORÍA
CIRCULAR N° 02
Manizales, Octubre 23 de 2017
PARA: ORDENADORES DE GASTO – JEFES DE OFICINA – LÍDERES DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO
ASUNTO: CALENDARIO PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2017 EN LA OFICINA FINANCIERA Y EL GRUPO DE CONTRATACIÓN.
| ACTIVIDAD | FECHAS HASTA |
| Solicitud certificados de disponibilidad presupuestal | 24 de noviembre 2017 |
| Radicación en el correo electrónico de solicitudes de adquisición de contratación directa | 20 de noviembre 2017 |
| Radicación en el correo electrónico de solicitudes de adquisición de convocatoria pública | 03 de noviembre 2017 |
| Legalización de cajas menores | 30 de noviembre 2017 |
| Legalización de Prácticas académicas y avances | 15 de diciembre 2017 |
| Compromisos presupuestales para contratos incluida su autorización | 07 de diciembre 2017 |
| Facturas para ingresar a inventarios | 13 de diciembre 2017 |
| Recepción de facturas para pagos | 20 de diciembre 2017 |
| Constitución de reservas | 22 de diciembre 2017 |
| Interfases pago Becarios y Monitores | 22 de diciembre 2017 |
| Recepción consignaciones (indicando proyecto y/o si cancela factura | 21 de diciembre 2017 |
| Pago cuentas en Moneda Extranjera | 21 de diciembre 2017 |
| Pagos con tarjeta de crédito (requieren presencia del supervisor, no debe de estar en vacaciones) | 22 de diciembre 2017 |
| Conciliación ingresos entre Centros de Gastos y Tesorería | 22 de diciembre 2017 |
| Conciliación Facturación entre Centros de Gastos y Contabilidad. | 22 de diciembre 2017 |
| Reintegros Proyectos Colciencias y Otros | 18 de Diciembre 2017 |
Es de gran importancia tener en cuenta lo siguiente:
- En cumplimiento del artículo 36 del Estatuto Financiero sobre reservas de apropiación y cuentas por pagar, se solicita a todos los ordenadores de gasto informar a la Oficina Financiera la fecha de los compromisos pendientes para la próxima vigencia (formato SIG instructivo IGF-489 solicitud de reservas presupuestales y cuentas por pagar). Igualmente se deberán informar las vigencias futuras que se hayan constituido.
- Todos los avances, sin excepción, deben tramitarse de acuerdo con la Resolución No. 000594 del 15 de julio de 2008 y quedar legalizados ciento por ciento al cierre de la vigencia. Todo avance que no se haya autorizado presupuestalmente, deberá ser derogado por el centro de gastos antes del 28 de diciembre de 2017.
- Los documentos posteriores a las fechas mencionadas deben presentar justificación por parte del ordenador del gasto, quien será el responsable de los trámites fuera del tiempo establecido, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que le asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Vicerrectorías y otras dependencias u oficinas de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad a lo dispuesto en la Ley 600 del 2000 y a la ley 734 de 2002.
- Los gastos relacionados con funcionamiento del nivel central a partir de la fecha quedan suspendidos, con el fin de generar oportunamente procesos de cierre. Dado que la Universidad se encuentra adelantando el procesos de implementación de normas financieras internacionales NIIF bajo Resolución Nro. 533 de 2015, estas fechas serán de estricto cumplimiento.
- Establecer cronogramas internos en cada dependencia que permita el cumplimiento de la presente programación.
- Estamos pendientes del cierre bancario a nivel nacional de fin del año 2017, fecha hasta la cual se podrán realizar transacciones.
Contamos con su máximo compromiso para beneficio de todos.
ORLANDO LONDOÑO BETANCOURT
Rector (E)
Patricia Elena Cárdenas A. Aura Liliana Gaviria Giraldo
Vicerrectora Administrativa Jefe Oficina Financiera
[1] Para mayor claridad, ver la Circular No. 03 del 12 de septiembre de 2017 de la Secretaría General.
